XML da NF-e descomplicado: como gerar e tudo o que você precisa saber

A Nota Fiscal Eletrônica ou NF-e, é um documento digital essencial para qualquer transação comercial no Brasil. Ela é a substituição atualizada da nota fiscal em papel, e facilita o controle e fiscalização de tributos. Nesse contexto, o XML da NF-e é um elemento fundamental, e aqui, vamos explorar o que é o XML, quais informações devem constar nesse arquivo, qual a sua utilidade e as vantagens de utilizar esse formato de arquivo.

O que é Nota Fiscal?

Para introduzir o XML da NF-e antes precisamos entender o que é a nota fiscal. A nota fiscal é um documento de comprovação de prestação de serviços de qualquer natureza.

Em 2007, a Receita Federal, em conjunto com a Abrasf (Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais), criou a nota fiscal eletrônica, para substituir as notas fiscais impressas. A nota fiscal eletrônica começou a ser emitida por um software integrado ao sistema governamental, por meio das prefeituras municipais.

O que é o XML da NF-e?

O XML da NF-e é o arquivo em formato digital, que contém todas as informações fiscais da nota fiscal eletrônica. O eXtensible Markup Language é um formato muito usado para armazenamento e transmissão de dados de forma estruturada. Para as notas fiscais eletrônicas, o XML é o formato padrão exigido pela Receita Federal do Brasil para a emissão de notas fiscais eletrônicas.

Ou seja, em resumo, O XML da NF-e é a própria nota fiscal, só que em sua forma digitalizada. Ele é gerado e assinado digitalmente por um emissor (que deve utilizar o certificado digital para emissão), e transmitido para a SEFAZ para ser validado. Somente após a autorização da SEFAZ, o XML será considerado válido e aceito legalmente.

Quais dados devem constar no XML da NF-e?

O arquivo XML da NF-e é composto por uma série de informações obrigatórias que detalham a transação comercial e todos os tributos, taxas e impostos envolvidos. Essas informações se organizam em diferentes grupos no arquivo XML, os quais descreveremos abaixo:

Dados do emitente

Informações acerca da empresa ou pessoa que está emitindo o documento fiscal, como CNPJ, endereço, inscrição estadual.

Dados do destinatário

Informações como CPF ou CNPJ, IE, endereço e outros, da empresa ou pessoa que vai receber a nota fiscal.

Detalhes dos produtos ou serviços

Detalhamento dos serviços realizados, produtos, quantidades, valores da unidade, valores totais, NCM, CST, CFOP e outras informações.

Informações tributárias

Descrição detalhada de todos os impostos aplicáveis, tais como ICMS, PIS, COFINS, IPI, ISS e demais tributos relativos aos serviços ou produtos.

Valores totais da NF-e

Informações sobre os valores totais da nota fiscal, incluindo o valor total de produtos ou serviços, abatimentos, impostos, e o valor total da NF-e.

Informações sobre transporte e frete

Dados sobre transportadora responsável, modalidade de frete, veículo utilizado e demais informações sobre o transporte da mercadoria.

Informações adicionais

Campo referente a observações e informações complementares relevantes para a transação.

Qual a importância do XML da NF-e?

Esse formato de NF-e têm diversas utilidades, e é essencial para vários processos e obrigações fiscais e contábeis, dentre as utilidades, podemos destacar:

Validação fiscal

O XML é um documento validado pela Secretaria de Fazenda, e essa validação é fundamental para que a operação seja considerada legal do ponto de vista fiscal e jurídico.

Armazenamento e controle

Todas as empresas devem arquivar o XML da NF-e pelo período mínimo de 5 anos, conforme a legislação brasileira, pois o arquivo pode ser utilizado como comprovante fiscal em fiscalizações ou auditorias.

Integração com sistemas contábeis

O formato em XML é muito utilizado na integração de informações das notas fiscais com os sistemas de contabilidade, como o da Facilite. O que torna o registro contábil e apuração de impostos mais simples.

Emissão de relatórios e demonstrativos

As informações do XML são usadas na geração de relatórios gerenciais e fiscais, que assessoram a gestão do negócio.

Entrega ao destinatário

Quem vai receber a nota fiscal também deve receber o XML, para controle próprio tanto fiscal como contábil.

Diferenças entre XML x NF-e x DANFE

Apesar de serem nomenclaturas relacionadas, elas não são o mesmo documento, por isso, veremos agora as diferenças principais entre os termos.

NF-e ou nota fiscal eletrônica: refere-se ao documento fiscal emitido e armazenado eletronicamente; XML da NF-e: arquivo digital que têm todas as informações da nota fiscal, e transmitido para a SEFAZ, documento oficial e com validade fiscal; DANFE ou Documento auxiliar da nota fiscal eletrônica: representação gráfica e simplificada da NF-e, ele é impresso, pois acompanha o transporte de mercadorias, possui chave de acesso para consulta online e não tem validade fiscal.

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Como gerar o XML da NF-e?

O processo para gerar o XML da NF-e possui várias etapas, e depende dos sistemas emissores de nota fiscal, que podem ser tanto comprados de fornecedores, como desenvolvidos internamente. E as etapas são:

Preenchimento dos dados

Informar todos os dados necessários como destinatário, emitente, produtos ou serviços, tributos e demais informações relevantes no sistema de emissão de NF-e.

Assinatura digital

O sistema de emissão precisa utilizar um certificado digital, para assinatura digital do arquivo XML da NF-e. Com esse processo, a autenticidade e integridade do documento é garantida.

Envio à SEFAZ

O próximo passo após a assinatura, o arquivo é encaminhado para a SEFAZ do estado de origem da empresa emitente, para ser validado.

Autorização da SEFAZ

A Secretaria de Fazenda vai analisar o arquivo e se tudo estiver segundo as normas, autorizam a NF-e. Assim que é autorizado, o XML recebe um protocolo de autorização e tem, a partir desse momento, validade jurídica.

Distribuição do XML

O arquivo autorizado deve ser arquivado e enviado ao destinatário da NF-e, que também tem a obrigação de manter esse arquivo pelo período de 5 anos.

Vantagens do XML da NF-e

Utilizar o XML permite várias vantagens para empresas, governo e consumidores. As principais vantagens são:

Redução de custos: dispensa a necessidade de imprimir e guardar, fisicamente, os documentos fiscais; Armazenamento e consulta facilitadas: por ser um arquivo digital, seu armazenamento é mais fácil, e sua consulta também; Agilidade nos processos: a emissão e autorização das NF-e são feitas de forma rápida, agilizando operações comerciais e logísticas; Segurança: usar a assinatura digital no XML garante a autenticidade do documento, prevenindo fraudes; Facilidade de integração: com uma estrutura padronizada, a integração com os sistemas contábeis, ERP e outras plataformas de gestão são facilitadas; Transparência fiscal: com o XML, há maior controle e fiscalização pela Receita Federal, o que reduz a sonegação fiscal.

Considerações finais

O arquivo digital XML da NF-e é um elemento fundamental no processo da emissão de notas fiscais eletrônicas no Brasil, além de garantir conformidade com as leis fiscais, oferecem muitas vantagens nos quesitos de segurança, eficiência e redução de custos.

Compreender o XML, o que é, sua utilização e as diferenças entre ele e demais documentos fiscais, é primordial para a operação de qualquer empresa, sua regulação e eficiência no mercado.

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